Wie die Digitalisierung die Arbeitswelten verändert

Wie die Digitalisierung die Arbeitswelten verändert
September 26, 2018 Kommentare deaktiviert für Wie die Digitalisierung die Arbeitswelten verändert Arbeiten Bau

Die Digitalisierung erfasst die Arbeitswelt auf verschiedene Weisen. In der Öffentlichkeit besonders gerne aufgegriffen wird dabei die zunehmende Automatisierung von repetitiven Tätigkeiten; diese wird gerne als dystopische Zukunftsversion verkauft in der die Menschen von Maschinen verdrängt werden. Doch die Digitalisierung der Arbeitswelt tritt nicht nur in dieser extremen Form des Entweder Mensch oder Maschine auf, sondern auch auf viele andere subtile Weisen.

Abseits solcher aufmerksamkeitsheischenden Szenarien hat die Digitalisierung die Arbeitswelt bereits verändert und wird dies auch weiterhin tun. Auch und gerade Berufe, die nicht Gefahr laufen vollständig automatisiert zu werden, sind von der zunehmenden Digitalisierung betroffen. Denn auch hier werden viele simple Aufgaben von KIs übernommen werden. Allerdings wird dies eben nicht zwangsläufig dazu führen, dass der Mensch nicht mehr benötigt wird. Vielmehr wird er mehr Zeit haben für die Aufgaben in denen er besonders gut ist. Man betrachte beispielhaft den Beruf des Callcenter Agenten. In dessen Arbeitsalltag geht viel Zeit verloren für Anfragen, die bereits durch einen geeigneten Voicebot beantwortet werden könnten. Es sind die einfachen und wiederkehrenden Aufgaben, die am meisten Arbeitszeit verschlingen. Für die komplexen Probleme, welche zum Beispiel auch die emotionalen Kompetenzen des Agenten benötigen, bleibt dann viel zu wenig Zeit übrig. Die Digitalisierung kann die Arbeit also smarter und die Ergebnisse besser machen. Darüber hinaus kann sie die Arbeit sogar menschlicher machen und das, obwohl ein größerer Anteil der Arbeit durch Maschinen geleistet wird.

Die drei Bs des neuen Arbeitens
Die neue digitale Arbeitswelt kann im Konzept der drei Bs am besten umschrieben werden. Hinter diesen drei Bs verbergen sich die Begriffe: Bricks, Bytes und Behaviour. Jedes der drei B spricht dabei einen zentralen Baustein einer modernen smarten Arbeitsumgebung an. Die Bricks beziehen sich auf den Raum der Arbeit, d.h. den Arbeitsplatz selbst. Bytes stehen für die Technologien des neuen Arbeitens, die Hard- und Softwarelösungen welche smartes Arbeiten ermöglichen. Die Komponente Behaviour schließlich hat den Menschen selbst im Blick und beschäftigt sich mit der Kultur des Arbeitens in einer digitalen Welt.

Bricks – Räume des Arbeitens
Um die Vorteile des neuen Arbeitens nutzen zu können, müssen auch im Bereich der Raumgestaltung alte Gewohnheit durchbrochen werden. Die Digitalisierung schafft neue Bedürfnisse und diesen muss sich der Raum anpassen. Schließlich beeinflusst Design auch Performance.
„Das Büro neu denken“ ist hier das Motto. Der moderne Arbeitsplatz muss flexibel gestaltet werden in sogenannten Bricks, die angepasst an die jeweiligen Tätigkeiten der Mitarbeiter eingerichtet werden. Dabei gilt es die die 4 Cs der Arbeitsplatzgestaltung zu beachten: Contemplate, Communicate, Collaborate, Concentrate. Durch diese vier Begriffe werden die Arten der benötigten Räume beschrieben: Räume zum Nachdenken, Kommunizieren, Zusammenarbeiten und zum Konzentrieren werden benötigt. Die Lösung besteht also nicht darin entweder nur Einzelbüros einzurichten oder nur einen Open Space, sondern in einer Mischung aus verschiedenen Raumkonzepten.
Außerdem wird auch das Konzept des Home-Office immer relevanter, denn es ermöglicht den Mitarbeitern eine optimale Einteilung ihrer Zeit und Ressourcen.

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Bytes – Die benötigte Technik
Im zweiten Bereich geht es um die Technologien des neuen Arbeitens, also um effektive IT-Lösungen und technische Ausstattungen. Diese sollen wie oben beschrieben die Arbeit erleichtern und somit zu besseren Ergebnissen beitragen. Dabei ist stets im Fokus das vernetzte Arbeiten und mobile agieren über die Grenzen des Unternehmens hinaus. Allerdings ist damit nicht gemeint bloß einmal den Router abzustauben und neue Hardware für die Mitarbeiter zu beschaffen.

Um den Mitarbeiten wirklich die Mobilität und Flexibilität des neuen Arbeitens bieten zu können sind Cloud-Lösungen unerlässlich. Diese machen es möglich, dass der Mitarbeiter einfach von überall arbeiten kann. Wodurch zum Beispiel eine höhere Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf ermöglicht wird. Ein Bedürfnis, das gerade von der jüngeren Generation vermehrt in den Fokus gestellt wird. Ein weiteres klassisches Beispiel ist das Präsenzmanagement, welches durch das Management der Verfügbarkeit eines jeden Mitarbeiters nicht nur die Erreichbarkeit verbessert, sondern auch ein effizienteres Arbeiten ohne lange Wartezeiten ermöglicht.

Wichtig ist es, die neuen Tools nicht einfach bloß parallel und losgelöst von den alten Lösungen und Prozessen zu betreiben. Vielmehr sollten Sie in bestehende Workflows eingebunden werden. So lassen sich sämtliche benötigten Informationen der Wertschöpfungskette einfach und benutzerfreundlich zur Verfügung stellen, was zu einer internen sowie externen Vernetzung von Unternehmen beiträgt und die Servicequalität steigert. Zudem schafft das auch einen Wettbewerbsvorteil, indem das auf technischer Ebene zusammengestellte Wissen zielgerichtet und wirtschaftlich genutzt werden kann. Schließlich sind Wissen und Informationen inzwischen zum wichtigsten Produkt von Unternehmen geworden.

Bei den guten Aussichten, welche die neuen Tools für unser Arbeiten bieten, darf allerdings nicht vergessen werden, dass eine Anschaffung alleine nicht ausreicht. Systeme müssen nicht nur eingerichtet und angepasst werden. Jeder Mitarbeiter, der sie künftig nutzen soll, muss im Umgang mit ihnen geschult werden, damit er in vollem Umfang von ihnen profitieren kann.

Behaviour – auf den Menschen kommt es an
Im dritten und letzten Aspekt des neuen Arbeitens oder smarter Working geht es um das Behaviour oder die Kultur und Vision des neuen Arbeitens. Im Fokus ist dabei der Mensch, der mit der neuen Technik und der neuen Arbeitsumgebung in Einklang gebracht werden soll, damit er in die Lage versetzt wird, sein ganzes Potential auszuschöpfen. Dabei spielen natürlich auch die Arbeitskultur und Verhaltensregeln eine Rolle, denn auch diese müssen der neuen Zeit angepasst werden.

Hat man die ersten beiden Bs abgehakt geht es nun darum den Mitarbeitern die Vorteile ihrer neuen Arbeitsumgebung zu vermitteln. Sie sind es schließlich, die in Zukunft anders arbeiten werden; das gelingt allerdings nur, wenn die Vorteile dieses neuen Arbeitens ersichtlich sind. Daher ist ein durchdachtes Change-Management unerlässlich.

Dabei kann sich die Geschäftsführung nicht aus dem Prozess heraushalten, sie muss aktiv werden und die neuen Ansätze als gemeinsame Vision des Unternehmens vorleben. So kann es auch gelingen die Mitarbeiter aktiv einzubinden und zu fördern. Hier kann es sich auch als lohnend erweisen, Anreize für die Angestellten zu schaffen, um die Motivation noch zu steigern.

Smarter Working bringt mehr Freiräume für den Arbeitnehmer, da er wie aufgezeigt dank digitaler Technologie einfach von überall arbeiten kann und dabei trotzdem Zugriff auf alle Dokumente und Tools hat, die er benötigt. Aus diesen Freiräume resultiert aber auch die Anforderung an den Arbeitnehmer, sowie an den Arbeitgeber ein höheres Maß an Vertrauen aufzubringen. Die Stichworte hier sind: Selbstmanagement und Selbstdisziplin, aber auch Selbstentfaltung und Selbstvertrauen.

Fazit zur Digitalisierung der Arbeitswelt
Wenn die drei Säulen des neuen Arbeitens auf allen Ebenen des Unternehmens umgesetzt sowie die damit zusammenhängenden Herausforderungen für jeden einzelnen akzeptiert werden, kann man bestehende Prozesse aufbrechen und verbessern. Um die Digitalisierung der Arbeitswelt zu einer Erfolgsgeschichte zu machen müssen, sie jetzt anfangen die einzelnen Komponenten die Veränderungen in den drei Bereichen Bricks, Bytes und Behaviour umzusetzen.

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Detlev Artelt ist Geschäftsführer der aixvox GmbH, einem herstellerunabhängigen Beratungsunternehmen in Aachen. Er agiert als Sprecher und Moderator auf internationalen Kongressen.
Als Kommunikations-Architekt berät er seit 25 Jahren europäische Unternehmen zu neuen Technologien in der Kommunikation.
Detlev Artelt leitet zudem die Kompetenzgruppe Unified Communications beim eco Verband für Internetwirtschaft.
Das Thema Neuwork zieht sich wie ein roter Faden durch seine zahlreichen Publikationen. So ist er Herausgeber der jährlich erscheinenden „PRAXISTIPPS Kundenkommunikation“, der Fachbuchreihe „voice compass“ und des Standardwerks zu zeitgemäßer Kommunikation in Unternehmen: „Einfach Anders Arbeiten“.

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